W sprawozdaniu z imprez trzeba będzie podać tytuły imprez,wydarzeń, spotkań. Ważne będą także daty, dla kogo wydarzenie było zorganizowane i oszacować liczbę osób, która w nim wzięła udział.. To samo dotyczy konkursów czy innych projektów.

Urząd może skontrolować dokumentację. Można  założyć teczkę z przekładkami na poszczególne wymagania (tak jak na dyplomowanie) i zbierać opisy imprez, scenariusze, zaproszenia, dyplomy, list do rodziców i np. jakieś zdjęcia.

Na początku powinien znajdować się wniosek i pismo z urzędu o konieczności realizowania wymienionych w nim wymagań.